Mách bạn cách trả lời email khách hàng chuyên nghiệp

Email là phương tiện giap tiếp chuyên nghiệp trong môi trường kinh doanh. Nếu viết email kém hoặc không có kỹ năng trả lời email của khách hàng – rất có thể bạn sẽ mất đi vị khách hàng luôn sau đó. Và chúng tôi khuyên bạn không nên sử dụng phương thức trả lời email tự động vì như vậy rất mất thiện cảm. Dưới đây là một vài tuyệt chiêu trả lời email giúp bạn chinh phục kể cả những vị khách khó tính nhất.

1. Hãy rõ ràng và trực tiếp trong email trả lời của bạn – tránh được mơ hồ

Bạn nên vào thẳng vấn đề và truyền tải thật ngắn gọn và súc tích. Bên cạnh đó, hãy thể hiện các đoạn/ý bằng dạng liệt kê.

  1. Thực hiện trả lời từng ý một

Từ mỗi email, bạn sẽ có thể suy ra một số mẹo hữu ích trong việc quyết định cách tốt nhất để khung trả lời của bạn. Ví dụ, bạn nên biết:

  • Điều gì sẽ khiến người đọc email của bạn phản hồi thuận lợi
  • Điều gì là quan tâm đến anh ta hoặc cô ấy
  • Quan điểm của anh ta hoặc cô ta về vấn đề gì trong tầm tay
  1. Tuân theo nguyên tắc KISSS

Nguyên tắc này chính là: keep it short, simple and sweet.

Hãy cẩn thận về độ dài email trả lời của bạn; họ xác định xem họ có được đọc hay không. Đây là nguyên tắc viết cũ vẫn đúng trong việc viết thư trả lời qua email.

Tóm lại, bạn nên luôn đảm bảo trả lời email của mình là:

  • Rõ ràng, trực tiếp và rõ ràng
  • One-to-one (giữa bạn và người đọc)
  • Ngắn, đơn giản và ngọt ngào

Hi vọng những mẹo nhỏ này có thể giúp bạn tạo nên những email thật chuyên nghiệp.

Xuân Nguyễn