Hồ sơ năng lực

Hồ sơ năng  lực là một phần quan trọng của doanh nghiệp thường được sử dụng trong đấu thầu, thẩm định….Bài viết dưới đây sẽ cung cấp những thông tin bổ ích để giúp hiểu rõ hơn về cách thiết kế profile  hồ sơ năng lực của Công ty.

1. Hồ sơ năng lực là gì?

Hồ sơ năng lực hay còn được gọi là Profile Công ty, là các tài liệu liên quan thường được sử dụng trong các lần hợp tác giữa doanh nghiệp với đối tác.

Bộ Profile Công ty giúp truyền tải thông tin chi tiết và giới thiệu về Công ty cho đối tác được biết. Các thông tin về thương hiệu, sản phẩm, tầm nhìn, giá, trị, hoạt động….là những nội dung được thể hiện rõ ràng trong bộ hồ sơ năng lực.

2. Vai trò của bộ hồ sơ năng lực

Hồ sơ năng lực có vai trò đặc biệt quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp:

Tạo ấn tượng tốt với khách hàng:

Hồ sơ năng lực như một bức tranh thu nhỏ của một doanh nghiệp. Thông qua bộ profile này, đối tác và khách hàng có thể cảm nhận và đánh giá được sự chuyên nghiệp cũng như tiềm năng phát triển để từ đó đưa ra quyết định hợp tác.

Một bộ hồ sơ năng lực được thiết kế đẹp, có điểm nhấn riêng sẽ gây được thiện cảm tốt trong mắt khách hàng đồng thời cũng thể hiện được sự uy tín của doanh nghiệp.

Tạo nên sự hợp tác:

Như đã nói, Profile Công ty có vai trò quan trọng trong các dự án đấu thầu, hợp tác và trở thành một vật “bất ly thân” của những người đại diện đi đấu thầu. Sự thành bại của cuộc đấu thầu đó một phần nhờ vào bộ hồ sơ năng lực của Công ty có đủ thuyết phục khách hàng hay không.

Xây dựng hình ảnh thương hiệu: Bộ hồ sơ năng lực có đầy đủ thông tin để giới thiệu về sản phẩm, doanh nghiệp một cách chuyên nghiệp nhất. Đối tác, khách hàng có thể dễ dàng nắm bắt thông tin, hiểu được những giá trị mà Công ty mang lại từ đó thúc đẩy hợp tác.

3. Một bộ hồ sơ năng lực gồm những gì?

Bộ hồ sơ năng lực tiêu chuẩn và đem lại hiệu quả cao khi có đủ các yếu tố sau đây:

Thư ngỏ

Thư ngỏ là phần để chào hỏi. Một lời chào chân thành với giọng văn thân tình nhưng vẫn thể hiện được sự tự tin đến từ vị trí đại diện Công ty là một điểm cộng to lớn để khách hàng nhìn thấy tiềm năng của mình.

Giới thiệu công ty

Đây là phần giới thiệu qua về Công ty để khách hàng có thể hiểu thêm:

  • Tên công ty
  • Tầm nhìn, sứ mệnh
  • giá trị cốt lõi
  • Năm thành lập
  • Lĩnh vực kinh doanh
  • Sản phẩm/dịch vụ
  • Thông tin liên hệ ( email,  số điện thoại, địa chỉ…)

Năng lực công ty

  • Năng lực nhân sự: Thể hiện được quy mô nhân sự, ban lãnh đạo và các bộ phận bên dưới
  • Năng lực sản xuất, thi công: Thể hiện quy trình sản xuất, công nghệ sản xuất, các nhà máy, thiết bị….
  • Năng lực tài chính: Thể hiện được tiềm năng để đưa ra quyết định đầu tư hay không

Thành tích 

Thể hiện rõ những thành tích đạt được như bằng khen, giải thưởng, dự án thành công… để tăng thêm phần uy tín và đảm bảo có được sự tin tưởng từ đối tác và khách hàng.

4. Lưu ý thiết kế profile Công ty

Để tạo bộ hồ sơ năng lực, hãy tham khảo những bí quyết dưới đây:

Thiết kế đơn giản

Một thiết kế profile Công ty đơn giản luôn là điểm cộng vì nó giúp người đọc dễ nhìn, dễ hiểu và dễ nhớ.

Phần mở đầu bộ hồ sơ năng lực nên gần gũi để thu hút sự quan tâm của người xem. Hãy bắt đầu với một lời ngỏ chân thành và đầy uy tín.

Đối với phần thông tin lịch sử hình thành, tầm nhìn, ….nên được chọn lọc và trình bày ngắn gọn, chỉ tập trung vào những thông tin “đắt giá”.

Phong cách thiết kế profile Công ty cần thể hiện sự chuyên nghiệp, trang trọng thì mới tạo được ấn tượng tốt với đối tác, khách hàng.

Nói rõ về lĩnh vực hoạt động

Bộ hồ sơ năng lực nên giải thích rõ về lĩnh vực mà doanh nghiệp đang hoạt động bao gồm sản phẩm, dịch vụ thế mạnh để khách hàng có thể hiểu rõ về nó. Hãy cố gắng show ra những lợi ích mà họ sẽ nhận được khi sử dụng các sản phẩm của bạn.

Minh họa bằng các con số cụ thể

Để khách hàng thực sự hiểu rõ, hãy minh họa bằng các con số như tổng doanh số, công suất, lợi nhuận, số lượng nhân viên, nhà máy…. Việc liệt kê rõ ràng các yếu tố bằng con số giúp người nghe dễ dàng hình dung và thêm phần tin tưởng vào những gì mà bạn nói.

Chọn biểu đồ để minh họa

Thay vì chỉ nói với những con chữ thì hãy thử thêm vào các hình ảnh, biểu đồ để vừa giúp cho thiết kế hồ sơ năng lực thêm ấn tượng vừa giúp khả năng truyền tải lôi kéo hơn.

Thông qua những hình ảnh, biểu đồ mà bạn ung cấp, khách hàng sẽ có được cái nhìn trực quan hơn. Đây là cách áp dụng rất hiệu quả đặc biệt là trong các báo cáo về tài chính của doanh nghiệp.

Chọn lọc thông tin ngắn gọn, dễ hiểu

Không phải tất cả thông tin đều được đưa vào Profile Công ty mà bạn nên chọn lọc những thông tin quan trọng, cố gắng thể hiện càng dễ hiểu càng tốt. Đây cũng là lý do mà các bộ hồ sơ năng lực Công ty thường chỉ dàn trang cơ bản và tập trung vào các phần mục thiết yếu.

5. Các bước thiết kế hồ sơ năng lực

Bước 1: Xác định mục đích

Đầu tiên, bạn cần xác định mục đích thiết kế bộ hồ sơ năng lực này là gì, nó có giá trị gì đối với doanh nghiệp. Mỗi mục đích khác nhau thì thiết kế cũng sẽ khác nhau do đó cần xác định được điều này trước khi thiết kế.

Ví dụ, bạn muốn thiết kế profile Công ty để xin đầu tư thì bộ hồ sơ năng lực phải thể hiện được giá trị, những tiềm năng về sản phẩm, con người để đối tác thấy bạn xứng đáng và họ sẽ nhận được nhiều hơn sau khi đầu tư cho bạn.

Bước 2: Lựa chọn phong cách thiết kế

Phong cách thiết kế profile Công ty không chỉ liên quan tới tính thẩm mỹ mà nó còn có ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng tổng thể của bộ hồ sơ năng lực. Việc lựa chọn cho mình một phong cách thiết kế chủ đạo, phù hợp với thương hiệu sẽ giúp khả năng truyền tải thông tin cao hơn, đem lại sự hài lòng của khách hàng nhiều hơn.

Bước 3: Lựa chọn hình ảnh

Hình ảnh là một yếu tố không thể bỏ qua trong bài viết. Nên lựa chọn các hình ảnh tự nhiên, chân thực nhưng vẫn đảm bảo có nét độc đáo, khác biệt với những hình ảnh đại trà trên mạng

Bước 4: Xác định nội dung, sứ mệnh

Nội dung là phần quan trọng nhất của bộ hồ sơ năng lực do đó cần có sự chọn lọc kỹ lưỡng. Để níu kéo được khách hàng hãy cố gắng  nói về những giá trị mà mình sẽ mang lại cho họ. Hãy cho họ biết những điểm mạnh của doanh nghiệp so với những đối thủ khác và đó cũng là lý do mà khách hàng nên lựa chọn bạn.

Nội dung trình bày trong profile công ty cần ngắn gọn, dễ hiểu và nên có thêm các hình ảnh đi kèm để đỡ nhàm chán.

Bước 5: Lựa chọn định dạng

Khi thiết kế bộ hồ sơ năng lực, bạn cần thống nhất về cách trình bày bao gồm từ nội dung đến định dạng. Mọi thứ từ font chữ, kiểu chữ, cỡ chữ phải có sự đồng bộ, nhất quán với nhau.

Bước 6: Thiết kế bố cục dàn trang

Thông thường, bộ profile Công ty thường từ 20-30 trang giấy đủ để thể hiện hết những thông tin quan trọng cho khách hàng thấy.

Bên cạnh đó, thiết kế viên cũng cần để ý đến màu sắc trong bộ hồ sơ năng lực để đảm bảo sự hài hòa và thống nhất với nhau.

Bước 7: Lời kêu gọi, thông tin liên hệ

Để mang lại hiệu quả chuyển đổi cao, mỗi bộ hồ sơ năng lực cần có lời kêu gọi hành động mua hàng tuy nhiên không nên quá lộ liễu.

Bên cạnh đó, để kèm thêm các thông tin liên hệ như tên công ty, địa chỉ, email, số điện thoại, website…để khách hàng dễ dàng liên hệ

Bước 8: Kiểm duyệt và hoàn thiện

Trước khi hoàn thành thiết kế và in, bạn cần tiến hành kiểm tra lại nội dung để đảm bảo không xảy ra sai sót gì. Sự cẩn thận trong từng bước sẽ giúp bạn có được một bộ hồ sơ năng lực hoàn chỉnh nhất.

Bước 9: In ấn

Đây là công đoạn cuối cùn của quy trình hoàn thiện bộ hồ sơ năng lực cho Công ty. Lựa chọn giấy in cũng là một bước quan trọng để có được bộ profile công ty chuyên nghiệp.

Tạm kết:

Như vậy, bài viết trên đây đã cung cấp cho các bạn những thông tin liên quan về bộ hồ sơ năng lực và cách thiết kế. Hi vọng những kiến thức này sẽ giúp ích cho các bạn để tạo ra các bộ Profile Công ty ấn tượng.