Viết thông cáo báo chí

Thông cáo báo chí là gì?

Thông cáo báo chí là một công cụ truyền thông vô cùng quan trọng trong việc xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt với công chúng. Được sử dụng rộng rãi trong lĩnh vực PR (Public Relations), thông cáo báo chí giúp doanh nghiệp truyền tải thông tin, sự kiện, sản phẩm và các tin tức liên quan đến hoạt động kinh doanh của mình tới khách hàng, đối tác, nhà đầu tư và cộng đồng.

Mục tiêu chính của một thông cáo báo chí là thu hút sự chú ý của các phương tiện truyền thông, như báo chí, truyền hình, radio, trang web và mạng xã hội. Thông qua việc công bố thông cáo báo chí, doanh nghiệp mong muốn tạo ra sự quan tâm, phản hồi tích cực và tạo dựng hình ảnh tốt trong mắt công chúng.

Thông cáo báo chí cung cấp một cơ hội để doanh nghiệp giới thiệu về bản thân, công nghệ, sản phẩm hoặc dịch vụ của mình. Nó cũng là một phương tiện để thông báo về các sự kiện quan trọng như lễ ra mắt, hội thảo, triển lãm hoặc các thành tựu đáng kể. Thông qua việc viết và phân phối thông cáo báo chí, doanh nghiệp có cơ hội tăng cường sự nhận diện thương hiệu, xây dựng lòng tin và thúc đẩy tương tác với công chúng.

Khi nào cần viết thông cáo báo chí?

Viết thông cáo báo chí có thể phù hợp trong nhiều trường hợp khác nhau. Dưới đây là một số tình huống cụ thể khi cần viết thông cáo báo chí:

1. Ra mắt sản phẩm hoặc dịch vụ mới: Khi doanh nghiệp ra mắt một sản phẩm hoặc dịch vụ mới, thông cáo báo chí có thể được sử dụng để thông báo về sản phẩm, giới thiệu tính năng đặc biệt và lợi ích mà nó mang lại cho khách hàng. Thông cáo báo chí có thể giúp tạo sự chú ý và thu hút khách hàng tiềm năng.
2. Cập nhật thông tin về sự kiện, hội thảo hoặc triển lãm: Khi doanh nghiệp tổ chức hoặc tham gia vào sự kiện, hội thảo hoặc triển lãm, thông cáo báo chí có thể được viết để cung cấp thông tin về sự kiện, nhấn mạnh các hoạt động quan trọng và mục tiêu của sự kiện, và mời mọi người tham gia.
3. Thông báo về sự kiện quan trọng trong doanh nghiệp: Khi có các sự kiện quan trọng xảy ra trong doanh nghiệp như thay đổi lãnh đạo, mở rộng kinh doanh, hoặc thay đổi chiến lược, thông cáo báo chí có thể được sử dụng để thông báo về những thay đổi này và giải thích tầm quan trọng của chúng. Điều này giúp xây dựng niềm tin và đáng tin cậy với khách hàng, đối tác và cộng đồng.
4. Trả lời các thông tin sai lệch hoặc tin đồn về doanh nghiệp: Trong trường hợp có thông tin sai lệch, tin đồn hoặc thông tin tiêu cực lan truyền về doanh nghiệp, thông cáo báo chí có thể được viết để cung cấp sự rõ ràng và chính xác về tình hình, đưa ra lời giải thích và điều chỉnh thông tin sai lệch.
5. Chia sẻ thông tin về thành tựu, giải thưởng hoặc nhận dạng trong ngành: Khi doanh nghiệp đạt được các thành tựu quan trọng, giành được giải thưởng hoặc nhận dạng trong ngành, thông cáo báo chí có thể được viết để chia sẻ và tôn vinh những thành công này. Thông cáo báo chí sử dụng trong trường hợp này sẽ giúp doanh nghiệp tăng cường uy tín và tạo lòng tin cho khách hàng và đối tác.

Phân loại thông cáo báo chí

Thông cáo báo chí có thể được phân loại thành ba loại chính: mẫu thông cáo báo chí về sự kiện, thông cáo báo chí về sản phẩm và thông cáo báo chí về doanh nghiệp.

Thông cáo báo chí về sự kiện

Thông cáo báo chí về sự kiện được sử dụng để thông báo về các sự kiện quan trọng mà doanh nghiệp tổ chức hoặc tham gia. Các sự kiện này có thể là lễ ra mắt sản phẩm, hội thảo, buổi biểu diễn nghệ thuật, triển lãm hoặc các hoạt động từ thiện. Thông cáo báo chí về sự kiện cung cấp thông tin chi tiết về sự kiện, bao gồm thời gian, địa điểm, mục tiêu và mô tả sự kiện. Nó giúp tạo sự chú ý và quan tâm của công chúng đối với sự kiện và thu hút sự tham gia từ khách hàng, đối tác và cộng đồng.

Thông cáo báo chí về sản phẩm

Thông cáo báo chí về sản phẩm được sử dụng để giới thiệu hoặc ra mắt sản phẩm mới của doanh nghiệp. Nó tập trung vào việc trình bày các đặc điểm nổi bật, lợi ích và giá trị của sản phẩm đối với khách hàng. Thông cáo báo chí về sản phẩm có thể bao gồm các thông tin về tính năng, công nghệ, thiết kế thương hiệu, sự tiện ích và ứng dụng của sản phẩm. Nó có thể cung cấp các bài viết, bài đánh giá hoặc thông tin liên quan để giới thiệu sản phẩm đến công chúng và tạo sự quan tâm và mua hàng.

Thông cáo báo chí về doanh nghiệp

Thông cáo báo chí về doanh nghiệp chia sẻ thông tin quan trọng về sự phát triển, thành tựu và chiến lược của doanh nghiệp. Nó giúp xây dựng hình ảnh và định vị của doanh nghiệp trong tâm trí công chúng. Thông cáo báo chí này có thể bao gồm thông tin về chiến lược, sứ mạng, giá trị cốt lõi và quy mô của doanh nghiệp. Mục tiêu là truyền tải thông điệp một cách rõ ràng và tạo ấn tượng tích cực đối với công chúng và đối tác.

Cách viết thông cáo báo chí

Phần mở đầu

Phần mở đầu thông cáo báo chí là phần quan trọng nhất để thu hút sự chú ý của độc giả và gây hứng thú cho việc đọc bài. Dưới đây là một số gợi ý để viết phần mở đầu hấp dẫn:

1. Sử dụng một tiêu đề mạnh mẽ: Đặt một tiêu đề ngắn gọn, tóm tắt chính xác nội dung thông cáo báo chí. Sử dụng ngôn từ sáng tạo và hấp dẫn để thu hút sự chú ý.
2. Giới thiệu sự kiện, sản phẩm hoặc thông tin quan trọng: Trình bày ngắn gọn về sự kiện, sản phẩm hoặc thông tin mà thông cáo báo chí sẽ đề cập. Tạo ra một câu chuyện hay một tình huống đặc biệt để làm nổi bật thông điệp chính.
3. Đưa ra thông tin quan trọng: Trong một đoạn ngắn, đưa ra những thông tin cốt lõi liên quan đến sự kiện, sản phẩm hoặc thông tin quan trọng. Tập trung vào những điểm nổi bật và giá trị mà độc giả quan tâm.

Phần thân bài

Phần thân bài của thông cáo báo chí cung cấp chi tiết và thông tin liên quan đến nội dung chính của thông cáo. Bạn có thể sắp xếp nội dung thành các đoạn văn ngắn và sử dụng các tiêu đề phụ (subheadings) để tạo sự cấu trúc và dễ đọc. Dưới đây là một số gợi ý về nội dung có thể bao gồm:

• Giới thiệu sự kiện, sản phẩm hoặc thông tin về doanh nghiệp mà bạn muốn chia sẻ.
• Cung cấp các chi tiết quan trọng như thời gian, địa điểm, mục tiêu và lợi ích của sự kiện, sản phẩm hoặc doanh nghiệp.
• Đưa ra thông tin về các thành tựu, giải thưởng hoặc nhận dạng đã đạt được.
• Trích dẫn từ người đại diện doanh nghiệp hoặc người có liên quan đến sự kiện hoặc sản phẩm để làm nổi bật thông điệp của bạn.
• Cung cấp thông tin liên hệ để những ai quan tâm có thể liên hệ hoặc tìm hiểu thêm.

Phần kết bài

Viết thông cáo báo chí là một cách cực kì hữu hiệu để PR hình ảnh doanh nghiệp, nhưng không phải ai cũng biết cách viết một thông cáo báo chí chất lượng. Để viết tốt thông cáo báo chí (TCBC), người viết phải nắm bắt những điều cơ bản sau:
1. Hiểu tổng quan về báo chí: Để thành công trong việc viết thông cáo báo chí, bạn cần có kiến thức về tổng quan báo chí, bao gồm cách viết tin tức, thu thập thông tin, phỏng vấn và các mô hình khi viết tin. Nắm vững những nguyên tắc cơ bản của báo chí sẽ giúp bạn viết một thông cáo báo chí chính xác và hấp dẫn.

2. Hiểu rõ ngành mình đang công tác: Làm PR đòi hỏi nhiều kỹ năng và kiến thức xã hội rộng lớn. Nếu đang PR cho ngành dược, ngành mỹ phẩm… thì bạn phải có những hiểu biết nhất định về ngành mình đang PR để có thể viết tốt và nhanh chóng.

3. Hiểu đặc thù của những báo, đài được nhận TCBC (thậm chí đặc thù của người nhận): Như phần trên đã đề cập, mỗi tờ báo có những tiêu chí đưa tin tức khác nhau, báo này ưu tiên tin chính trị, báo kia ưu tiên tin kinh tế. Là một chuyên viên PR, bạn cần phải hiểu được những đặc thù này của các tờ báo. Ví dụ báo Tuổi Trẻ ưu tiên cho những tin tức về giáo dục, từ thiện. Vì thế những TCBC đề cập đến vấn đề này khi gửi đến báo Tuổi trẻ, tin sẽ dễ được lên báo hơn. Báo Sài Gòn Giải Phóng lại ưu tiên cho những tin tức về chính trị.

4. Hiểu rõ mục đích thông tin của TCBC:Trước khi viết thông cáo, bạn cần xác định rõ mục tiêu mà công ty hoặc tổ chức muốn đạt được thông qua thông cáo này. Bạn có thể muốn tạo sự nhận biết về sản phẩm mới, thông báo về sự kiện quan trọng hoặc tạo lòng tin và tín nhiệm từ công chúng. Khi biết rõ mục tiêu, bạn có thể tập trung vào viết nội dung thích hợp để đạt được mục đích đó.

5. Sẵn sàng hỗ trợ phóng viên để họ khai thác, xử lý thông tin theo cách tốt nhất: Khi gửi thông cáo báo chí, bạn nên sẵn sàng hỗ trợ phóng viên bằng cách cung cấp thông tin bổ sung, trả lời câu hỏi và tạo điều kiện tốt nhất để họ khai thác và xử lý thông tin theo cách tốt nhất. Sẵn sàng cung cấp tài liệu, hình ảnh, số liệu, hoặc sắp xếp cuộc phỏng vấn sẽ giúp tạo ra thông cáo báo chí chất lượng và thu hút sự chú ý từ phương tiện truyền thông.

Viết thông cáo báo chí là một nhiệm vụ quan trọng đòi hỏi sự tinh tế và sáng tạo. Bằng cách áp dụng các nguyên tắc cơ bản, hiểu rõ mục đích và đối tượng của thông cáo báo chí, cùng với việc thỏa mãn yêu cầu của phương tiện truyền thông, bạn có thể tạo ra những thông cáo báo chí chất lượng, hấp dẫn và thu hút sự chú ý.

Red Branding hy vọng rằng thông qua bài viết này, bạn đã có những kiến thức cơ bản và hướng dẫn để viết thông cáo báo chí chất lượng. Hãy áp dụng những nguyên tắc và kỹ năng đã học để tạo ra những thông cáo báo chí độc đáo và thu hút sự quan tâm của công chúng. Chúc bạn thành công trong việc viết thông cáo báo chí.